業務改善で社内表彰受賞

大学と一体となって課題解決に取り組み、業務改善を実現

――業務改善への取り組みが社内で評価されたそうですね。

（K.M.）はい。地道な取り組みが評価され、23年夏期の社内表彰の対象となりました。驚いたと同時に嬉しかったというのが正直なところです。
西早稲田キャンパスでは過去15年ほど、研究費の事務処理を研究契約締結から報告業務まで一気通貫で当社が業務を請け負っていましたが、契約締結までは大学側で、それ以降の経費執行は当社が担当するという体制に変更になりました。2019年頃のことです。その後、大学側と当社双方で人材の入れ替わりなどがあり、大学側と当社側で互いの業務を経験したことがないメンバーが多数を占めるようになりました。そのことで、この先連携がうまくとれなくなるような状況も生じてくるのでは？という懸念が出てきました。
そのような懸念を解消するための情報交換などの（小さな）取り組みを重ねる中で、双方の若手社員2名が交換出向し互いの業務を体験するという、組織を動かす取り組みにつながっていきました。同じフロアの隣の事務室ではありますが、座席の移動も行い出向社員として業務を体験してもらったのです。
出向後の報告会では、出向社員が素直に感じたことを共有してくれたことで、改善に向けた具体的な動きに繋げられました。

（K.M.）この仕事をしていると、同じような内容を入力することが多々あります。面倒に思いながらも仕方がないこととしていたのを、Y.A.さんが解決してくれたのです。

（Y.A.）今回の作業はExcelの仕組みとしては難しいことではなく、目的もはっきりしていたので取り組み易かったと思います。
具体的には、大学職員の担当者が契約の詳細な内容をシステムに登録していることを知り、その登録情報をそのまま引き継ぎ書に反映できるようにしました。その他、みなさんの知恵を結集したことで、必要な情報が網羅された新たなフォーマットができました。
また、引き継ぎ書の改訂と並行して、若手の方々が主導した勉強会が行われたことも相互理解の一助になったと思います。

（K.M.）勉強会では出向した若手の2人が講師を務めてくれましたね。ただ、その後ろにはベテラン社員がサポートについて、大学と当社双方の管理職が「しっかり支えているから、思い切ってやってごらん」という雰囲気で見守っていたことも彼らを後押ししたと思います。

その中で当社の社員としてどのように貢献できるか、一方、営利法人である株式会社の社員としていかにして効率を上げて利益を確保して事業を持続可能にしていくのか、両方のバランスをとることが求められます。そうした特殊な環境のなか、1人で負担を抱え込む社員がいないように、経験のある私たちベテラン社員がどういったサポートができるのか日々心を砕いているところです。

――当社を目指す学生や転職希望の社会人へメッセージを

（K.M.）公的研究費の執行管理業務というと、想像するのも難しいですよね。馴染みのない仕事ではありますが、早稲田大学の先生方は世界最先端の研究をされていますので、その一端を垣間見られるこの仕事は楽しいと思います。

（Y.A.）研究費の執行管理という仕事はとても特殊で、ほとんどの方は初心者です。だからこそ私たちのチームでは、誰でも安心感をもって働ける仕組みづくりを目指して取り組んでいます。周りの社員は本当にあたたかく常にサポートしてくれますので、不安に思うことが少ない職場環境だと思います。少しでも興味がある方、ぜひ一緒に働きましょう。